Gérer son cabinet de psychologue sans budget en 2026
Vous démarrez en libéral avec un budget serré ? Voici comment monter une stack complète à 0 euro pour gérer votre cabinet au quotidien : agenda, RDV en ligne, rappels, facturation, visibilité.
A
Audren
Psychologue en libéral à Quimper
Oui, c’est possible de gérer son cabinet de psychologue sans dépenser un euro en logiciel en 2026. Agenda en ligne, prise de rendez-vous, rappels automatiques, facturation conforme, téléconsultation, visibilité sur Google : chaque brique existe en version gratuite. Pas en version bridée ou en essai limité à 14 jours. En version complète, utilisable au quotidien.
Ce guide s’adresse aux psychologues qui s’installent en libéral et ne veulent pas (ou ne peuvent pas) consacrer 100 à 300 euros par mois à un abonnement logiciel. Vous y trouverez la stack complète, brique par brique, avec les étapes concrètes pour tout configurer en une après-midi.
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Ce dont vous avez réellement besoin
Avant de parler d’outils, clarifions les 5 besoins concrets d’un psychologue qui démarre en libéral. Pas des fonctionnalités logicielles, des besoins métier.
Organiser votre temps
Un agenda professionnel avec vos plages horaires, vos types de consultation et une vue claire de votre semaine. C’est le socle de tout le reste.
Être trouvé par vos patients
Une présence en ligne avec votre nom, votre spécialité et votre ville. Plus de 70 % des recherches de professionnels de santé sont locales. Si vous n’êtes pas visible, vous n’existez pas pour ces patients.
Réduire les absences
Des rappels automatiques avant chaque consultation. D’après les chiffres de Doctolib (rapport 2024), les rappels réduisent les absences de 30 à 40 %. Sur 20 consultations par semaine à 60 euros, un seul « lapin » évité par semaine représente 3 120 euros par an.
Facturer en conformité
Des notes d’honoraires conformes, avec une numérotation automatique. La réforme Factur-X entre en vigueur dès septembre 2026. Pour le détail des obligations, consultez notre guide sur la facturation.
Proposer la téléconsultation
Certains patients ne peuvent pas se déplacer (éloignement, mobilité réduite, emploi du temps contraint). Un créneau visio remplit un créneau qui serait resté vide. Pour en savoir plus, consultez notre guide téléconsultation.
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Le piège du « gratuit » mal choisi
Quand on démarre avec un budget serré, le réflexe naturel est de bricoler avec ce qu’on a déjà : Google Agenda pour les rendez-vous, Excel pour la facturation, le téléphone pour les rappels. Ces outils ne coûtent rien en argent, mais ils coûtent cher en temps et en patients perdus.
Le temps perdu en tâches manuelles
Rappeler chaque patient la veille par SMS. Remplir une note d’honoraires dans un tableur après chaque consultation. Répondre au téléphone pendant un créneau pour caler un rendez-vous. Un psychologue qui gère tout manuellement y passe entre 3 et 5 heures par semaine, soit l’équivalent de 4 à 6 consultations perdues. À 60 euros la séance, c’est entre 960 et 1 440 euros de manque à gagner par mois.
Les patients qui ne vous trouvent pas
Sans prise de rendez-vous en ligne, vous perdez les patients qui cherchent un créneau en dehors de vos heures d’ouverture. Entre 40 et 60 % des patients réservent le soir ou le week-end (source : Doctolib, rapport 2024). Sans fiche publique indexée sur Google, ces patients ne savent même pas que vous existez. Ils prennent rendez-vous avec le premier praticien visible en ligne.
Les absences non anticipées
Sans rappels automatiques, le taux de rendez-vous non honorés monte. D’après les chiffres publiés par Doctolib (rapport 2024), le taux moyen est de 3,3 %, et de 5,2 % pour les nouveaux patients. Sans rappels, ce taux double facilement. Pour un cabinet de 20 consultations par semaine, c’est entre 1 et 2 créneaux vides par semaine. Pour approfondir le sujet, consultez notre article sur les rendez-vous non honorés.
Le vrai coût du bricolage
Temps perdu (3 à 5 h/semaine) + patients invisibles + absences non rappelées = un manque à gagner de 1 500 à 3 000 euros par mois pour un cabinet qui démarre. Le tout pour éviter un abonnement logiciel qui peut être… gratuit.
Voici comment couvrir chaque besoin identifié sans dépenser un euro. L’objectif n’est pas de comparer les outils entre eux (pour ça, consultez notre comparatif complet), mais de montrer le workflow concret.
Agenda + RDV en ligne + rappels : un seul outil tout-en-un
La première erreur serait de prendre un outil pour l’agenda, un autre pour les rappels, un troisième pour la prise de RDV. Chaque outil supplémentaire est un mot de passe de plus et un risque de désynchronisation. Cherchez une solution qui combine les trois dans une seule interface.
Configuration concrète (15 à 20 minutes) :
Créez votre compte et renseignez vos informations professionnelles (nom, spécialité, ADELI/RPPS, adresse)
Définissez vos plages horaires d’ouverture, jour par jour
Créez vos types de consultation : individuelle (50 min, 60 euros), couple (1h15, 90 euros), bilan (1h30, 120 euros), etc.
Choisissez lesquels sont ouverts à la prise de RDV en ligne (marqués comme « publics »)
Activez les rappels automatiques : email 48h avant, SMS 24h avant
Le buffer entre créneaux
Pensez à configurer un temps tampon entre les consultations (10 à 15 minutes). Ce temps vous permet de rédiger vos notes, souffler, et préparer la consultation suivante. Un enchaînement sans pause n’est pas tenable sur la durée.
Facturation conforme Factur-X
La réforme de la facturation électronique entre en vigueur en septembre 2026. Même si la majorité des actes de psychologues sont exonérés de TVA (et donc l’obligation d’émission ne s’applique qu’en 2027), mieux vaut anticiper. Pour le détail du calendrier et des obligations, consultez notre article sur la facturation.
Configuration concrète (10 minutes) :
Renseignez vos informations légales : SIRET, numéro ADELI ou RPPS, régime fiscal
Créez un modèle de note d’honoraires avec votre tarif habituel
Après chaque consultation, générez la facture en un clic depuis le rendez-vous
La numérotation est automatique, le format Factur-X est généré nativement
Plus de tableur Excel, plus de numérotation manuelle, plus de risque d’erreur. Et en fin d’année, vous exportez l’ensemble pour votre comptable.
Téléconsultation gratuite via Jitsi
Certaines solutions facturent la téléconsultation en supplément (79 euros/mois chez Doctolib, 40 euros/mois chez Maiia). D’autres l’intègrent gratuitement via Jitsi, un outil de visioconférence open source.
Concrètement : quand un patient réserve un créneau de téléconsultation, un lien de visioconférence est généré automatiquement et inclus dans le rappel. Le patient clique sur le lien à l’heure du rendez-vous, pas besoin de télécharger une application ni de créer un compte. Vous, de votre côté, vous ouvrez le même lien depuis votre agenda.
C’est gratuit, sans limite de durée, et le patient n’a rien à installer. Pour approfondir le sujet (matériel, cadre, bonnes pratiques), consultez notre guide sur la téléconsultation.
Fiche publique indexée sur Google
Votre fiche publique est la page qui apparait quand un patient tape « psychologue + votre ville » sur Google. Elle affiche votre nom, votre spécialité, votre adresse, vos horaires, et un bouton de prise de rendez-vous. Certains outils la génèrent automatiquement à partir de votre profil praticien.
Ce qui fait la différence pour le référencement :
+Votre nom complet et votre titre (psychologue) dans le titre de la page
+Votre ville dans l’URL et dans le contenu
+Une description détaillée de votre pratique et de vos spécialités
+Un badge de certification si votre numéro RPPS est vérifié
+La disponibilité de vos prochains créneaux (signal fort pour Google et pour les patients)
Contrairement à un profil sur Doctolib (hébergé sur doctolib.fr), une fiche sur votre propre URL vous appartient. C’est un actif que vous construisez sur la durée. Pour aller plus loin sur la visibilité locale, consultez notre guide pour trouver des patients.
Fiche Google Business Profile (le complément gratuit)
En plus de votre fiche publique, créez votre fiche Google Business Profile (anciennement Google My Business). C’est gratuit, et c’est ce qui vous fait apparaitre dans le « pack local » Google Maps quand un patient cherche « psychologue près de chez moi ».
Les deux fiches travaillent ensemble : votre fiche Google renvoie vers votre profil praticien (où le patient peut réserver), et votre profil praticien est renforcé par les avis Google.
Voici à quoi ressemble une journée de travail quand tout est en place. Pas de théorie, du concret.
8h00
Coup d’oeil sur l’agenda depuis votre téléphone
Vous voyez vos 5 consultations du jour. Deux patients ont reçu leur rappel hier soir, trois le recevront aujourd’hui. Un nouveau patient a réservé cette nuit via votre fiche publique pour vendredi prochain.
9h00
Première consultation (présentiel)
Consultation individuelle de 50 minutes. À la fin, vous générez la note d’honoraires en un clic depuis le rendez-vous. Le patient reçoit sa facture par email. Temps passé sur l’administratif : 30 secondes.
10h00
Deuxième consultation (téléconsultation)
Le patient clique sur le lien Jitsi inclus dans son rappel. Vous ouvrez le même lien. La visio démarre, pas besoin d’application tierce. Facturation identique à la fin.
12h30
Pause déjeuner
Pendant ce temps, un patient annule son créneau de 15h. La liste d’attente propose automatiquement le créneau à un autre patient. Quand vous revenez, le créneau est déjà rempli.
17h30
Fin de journée
5 consultations réalisées, 5 factures émises automatiquement. Demain, vos patients recevront leurs rappels sans que vous ayez à y penser. Vous n’avez touché ni à Excel, ni au téléphone pour de l’administratif.
Zéro heure d'administratif
Sur une journée type, cette stack supprime les tâches répétitives : rappels manuels, facturation sur tableur, gestion des annulations par téléphone. Le temps récupéré, c’est du temps clinique ou du temps personnel.
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Ce que le gratuit ne couvre pas (et quand investir)
Soyons honnêtes : le gratuit a des limites. Voici les situations où un investissement devient pertinent.
La visibilité massive de Doctolib
Doctolib génère 60 millions de visites mensuelles. Aucune fiche publique individuelle ne rivalisera avec ce volume de trafic. Si votre cabinet est situé dans une zone très concurrentielle et que votre agenda reste vide malgré une fiche Google optimisée, l’abonnement Doctolib peut se justifier. Mais seulement quand votre taux de remplissage dépasse 70 % : en dessous, le retour sur investissement est rarement au rendez-vous.
Les logiciels de comptabilité avancée
La facturation intégrée suffit pour le quotidien (notes d’honoraires, numérotation, export). Mais si vous avez besoin de suivi de trésorerie, de déclarations 2035, ou de rapprochements bancaires automatisés, un outil comptable dédié (payant) sera nécessaire. La plupart des psychologues qui débutent n’en ont pas besoin la première année.
Les SMS en volume
Selon les solutions, les rappels SMS peuvent être limités ou facturés à l’unité au-delà d’un certain volume. Les rappels email sont tout aussi efficaces pour la majorité des patients. Les SMS ajoutent une couche pour les patients moins connectés. Vérifiez les conditions de l’outil choisi.
Checklist de démarrage : de zéro à opérationnel en une après-midi
Voici les étapes dans l’ordre, avec le temps estimé pour chacune. Comptez 2 à 3 heures au total.
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Créez votre compte sur un outil tout-en-un gratuit (5 min)
Renseignez vos informations professionnelles : nom, spécialité, numéro ADELI ou RPPS, adresse du cabinet.
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Configurez votre agenda (15 min)
Plages horaires d’ouverture, durée des créneaux, temps tampon entre consultations.
3
Créez vos types de consultation (10 min)
Individuelle, couple, bilan, téléconsultation. Pour chacun : durée, tarif, et si le type est ouvert à la réservation en ligne.
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Activez les rappels automatiques (5 min)
Email 48h avant + SMS 24h avant. Personnalisez le message si l’outil le permet.
5
Paramétrez la facturation (10 min)
SIRET, régime fiscal, modèle de note d’honoraires avec votre tarif standard.
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Personnalisez votre fiche publique (20 min)
Photo professionnelle, description de votre pratique, spécialités, informations d’accès. C’est cette page que Google indexera.
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Créez votre fiche Google Business Profile (30 min)
Rendez-vous sur business.google.com. Catégorie « Psychologue », mêmes informations que votre fiche publique, ajout de photos. Guide complet ici.
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Testez le flux complet (15 min)
Réservez un RDV depuis votre fiche publique (avec votre email perso), vérifiez que le rappel part, générez une facture test. Corrigez ce qui bloque.
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Erreurs à éviter
Repousser la mise en place « parce qu’on verra plus tard »
Chaque semaine sans prise de RDV en ligne et sans rappels, ce sont des patients perdus et des créneaux vides. La configuration prend une après-midi, le retour est immédiat.
Empiler les outils au lieu de chercher le tout-en-un
Un agenda ici, un logiciel de facturation là, Zoom pour la visio. Chaque outil supplémentaire est un mot de passe, une interface, un risque de désynchronisation. Préférez une solution qui couvre tous vos besoins dans une seule interface.
Confondre « gratuit » et « sans valeur »
Un outil gratuit n’est pas forcément inférieur à un outil payant. Vérifiez les fonctionnalités, pas le prix. Certaines solutions gratuites proposent le chiffrement de bout en bout, la facturation Factur-X et la téléconsultation, ce que des solutions à 200 euros/mois ne font pas.
Négliger la fiche Google Business Profile
C’est gratuit, ça prend 30 minutes, et 86 % des personnes utilisent Google Maps pour trouver un professionnel de proximité. Ne pas avoir de fiche Google, c’est être invisible pour la majorité de vos patients potentiels.
Ignorer la conformité RGPD sous prétexte que « c’est juste un agenda »
Le nom d’un patient associé à un type de consultation constitue une donnée de santé. L’hébergement non conforme est passible de sanctions. Choisissez un outil conforme dès le départ. Pour le détail, consultez notre guide RGPD.
Questions fréquentes
Existe-t-il un logiciel de gestion de cabinet psychologue vraiment gratuit ?
Oui. Des solutions comme Deiz proposent un ensemble complet sans abonnement : agenda en ligne, prise de rendez-vous, rappels automatiques, facturation conforme Factur-X, téléconsultation via Jitsi, et fiche publique indexée sur Google. Aucune carte bancaire n’est demandée, et il n’y a pas de fonctionnalités bridées derrière un paywall.
Comment facturer gratuitement en tant que psychologue libéral ?
Utilisez un outil qui intègre la facturation conforme Factur-X. Deiz, par exemple, permet de générer des notes d’honoraires en quelques clics après chaque consultation, avec numérotation automatique et export PDF. C’est gratuit et conforme aux obligations de facturation électronique qui entrent en vigueur dès septembre 2026. Pour les détails de la réglementation, consultez notre article facturation.
Peut-on gérer un cabinet psy uniquement avec Google Agenda et Excel ?
C’est techniquement possible, mais déconseillé. Google Agenda n’est pas certifié HDS pour les données de santé, ce qui pose un risque juridique réel. Excel ne génère pas de factures conformes Factur-X. Et aucun des deux ne propose de rappels automatiques ni de prise de RDV en ligne. Ces outils vous coûtent en temps, en patients perdus et en conformité. Pour le détail des risques, consultez notre section dédiée dans le comparatif.
Quel est le meilleur logiciel gratuit pour psychologue en 2026 ?
Le meilleur logiciel gratuit est celui qui couvre l’ensemble de vos besoins sans vous obliger à jongler entre plusieurs outils. Cherchez une solution tout-en-un qui inclut au minimum : agenda, prise de RDV en ligne, rappels, facturation, et fiche publique. Pour un comparatif détaillé des options gratuites et payantes, consultez notre comparatif des logiciels de gestion.
Combien de temps faut-il pour configurer sa stack gratuite ?
Comptez une après-midi, soit 2 à 3 heures. La création du compte et le paramétrage de l’agenda prennent 15 à 20 minutes. La configuration des types de consultation et des rappels, 10 minutes. La création de la fiche Google Business Profile, environ 30 minutes. Le reste du temps sert à personnaliser votre fiche publique et à tester le flux complet.
Un logiciel gratuit est-il conforme RGPD pour un psychologue ?
Gratuit ne signifie pas non conforme. Vérifiez trois points : l’hébergement des données en France ou en Europe, la certification HDS (Hébergement de Données de Santé), et la politique de confidentialité. Certaines solutions gratuites proposent même le chiffrement de bout en bout des données patients, un niveau de protection supérieur à la plupart des solutions payantes. Pour le détail des obligations, consultez notre guide RGPD.
Faut-il un site web en plus d'un logiciel de gestion gratuit ?
Au démarrage, non. Une fiche publique bien optimisée (nom, spécialité, ville, horaires, prise de RDV) combinée à une fiche Google Business Profile suffit pour être visible en ligne. Un site web personnel devient utile quand vous souhaitez développer votre identité professionnelle ou diversifier vos sources de trafic. Pour développer votre visibilité, consultez notre guide pour trouver des patients.
Les rappels automatiques sont-ils vraiment gratuits ?
Cela dépend de l’outil. Certains incluent les rappels par email gratuitement mais facturent les SMS. D’autres, comme Deiz, incluent les rappels email et SMS dans l’offre gratuite. Les rappels par email sont efficaces pour la majorité des patients, et les SMS ajoutent une couche de fiabilité pour les patients moins connectés.
Conclusion
Gérer un cabinet de psychologue en 2026 sans dépenser en logiciel, c’est possible et c’est raisonnable. Les outils gratuits couvrent les 5 besoins essentiels : agenda, prise de RDV en ligne, rappels, facturation conforme, visibilité. L’investissement se résume à une après-midi de configuration. Le retour est immédiat : du temps récupéré, des patients qui vous trouvent, des absences réduites. Si votre activité grandit et que vos besoins évoluent, vous pourrez toujours investir dans des outils complémentaires. Mais ne laissez pas un budget serré vous empêcher de démarrer avec les bons outils dès le premier jour.
Sources
[1]Doctolib, données publiques 2024 : 60 millions de visites mensuelles, taux de rendez-vous non honorés de 3,3 % (5,2 % pour les nouveaux patients), 40 à 60 % des réservations en dehors des heures d’ouverture
Agenda, RDV en ligne, rappels, facturation Factur-X, téléconsultation, fiche publique SEO. Tout est inclus, tout est gratuit. Configuration en 20 minutes.